KROK PO KROKU – jak przygotować certyfikat KSeF dla firmy i pracowników

1️⃣ Zgłoś firmę do KSeF (ZAW-FA)

• Złóż formularz ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego (elektronicznie przez ePUAP).
• Wskaż w nim osoby reprezentujące firmę (np. członków zarządu, pełnomocników).
• Po akceptacji zgłoszenia możesz zalogować się na https://ksef.mf.gov.pl jako podatnik.

✅ Po kilku dniach status „Zarejestrowany podatnik KSeF” będzie widoczny w systemie.

2️⃣ Zaloguj się do Modułu Certyfikatów i Uprawnień (MCU)

Wejdź na:
👉 https://ksef.podatki.gov.pl/modul-certyfikatow-i-uprawnien-mcu

Zaloguj się jako:

• osoba uprawniona z ZAW-FA,
• lub przez podpis kwalifikowany / profil zaufany, powiązany z NIP firmy.

3️⃣ Wygeneruj certyfikat dla firmy

W module MCU:

1. Wybierz „Nowy certyfikat KSeF”.
2. Określ, że jest to certyfikat dla podmiotu (firma).
3. System wygeneruje plik z rozszerzeniem .p12 (lub .pfx), zawierający klucz i certyfikat.
4. Zapisz go w bezpiecznym miejscu (np. na nośniku firmowym lub w managerze kluczy).

Ten certyfikat będzie używany przez program ERP (np. enova365, Subiekt nexo PRO, itp.) do wysyłania faktur do KSeF.

4️⃣ Wygeneruj certyfikaty dla trzech prawników

Każdy prawnik powinien mieć osobny certyfikat użytkownika (nawet jeśli faktury wystawiają w imieniu tej samej firmy).

Dla każdej osoby:

1. Wybierz „Nowy certyfikat dla osoby fizycznej”.
2. Wprowadź dane:
   • PESEL,
   • adres ePUAP lub e-mail,
   • przypisz certyfikat do NIP firmy (jako podmiotu).
3. Zatwierdź wniosek – certyfikat zostanie wygenerowany.
4. Pobierz plik .p12 i przekaż go tej osobie (np. przez bezpieczny kanał lub pendrive).

🔐 Każdy certyfikat będzie podpisany w imieniu firmy, ale tylko w zakresie, który nadacie (np. wystawianie faktur).

5️⃣ Nadaj uprawnienia prawnym w MCU

Po wygenerowaniu certyfikatów:

1. W zakładce „Uprawnienia” wybierz pracownika/prawnika.
2. Kliknij „Nadaj uprawnienie” → „Wystawianie faktur”.
3. Zapisz zmiany.
4. (opcjonalnie) możesz nadać także prawo do przeglądania faktur lub zarządzania uprawnieniami.

💡 System rejestruje pełną historię nadanych uprawnień — MF zaleca archiwizację raportu z MCU w dokumentacji firmowej.

6️⃣ Wgraj certyfikaty do programu fakturującego

W zależności od używanego programu:

• enova365: moduł KSeF / Ustawienia / Certyfikaty → dodaj plik .p12 i hasło,
• Subiekt nexo PRO: Administracja / e-Faktury (KSeF) → import certyfikatu,
• Subiekt GT: przez dodatek KSeF GT → konfiguracja połączenia z certyfikatem,
• Inne systemy: sekcja integracji KSeF / API → wskaż certyfikat i NIP.

7️⃣ Przetestuj proces wystawienia faktury

Po poprawnym wgraniu certyfikatów:

1. Wystaw testową fakturę w programie.
2. System powinien połączyć się z KSeF i zwrócić numer KSeF ID.
3. Zweryfikuj, że faktura jest widoczna w portalu https://ksef.mf.gov.pl.

🧾 Podsumowanie

Kto	Co robi	Gdzie
Firma	Składa ZAW-FA i generuje certyfikat podmiotu	Urząd skarbowy / MCU
Prawnicy	Generują osobne certyfikaty użytkownika	MCU
Administrator	Nadaje uprawnienia do wystawiania faktur	MCU
System ERP	Wysyła faktury do KSeF przy użyciu certyfikatów	enova365 / InsERT / inne

---

💡 Wsparcie wdrożeniowe

Jeśli chcesz, abyśmy pomogli Ci przejść przez cały proces — od konfiguracji MCU, przez integrację programu, po testowe fakturowanie —
zespół We Like IT Sp. z o.o. oferuje kompleksowe wsparcie dla użytkowników enova365, InsERT, Subiekt GT / nexo PRO oraz Navireo.

📞 +48 530 522 720
🌐 www.welikeit.pl
We Like IT Sp. z o.o. – autoryzowany partner enova365 i InsERT.
Wdrażamy, integrujemy, zabezpieczamy.